Prinsjesdag ligt twee weken achter ons. Voor communicatieteams bij ministeries, gemeenten, brancheorganisaties en bedrijven met een publieke rol was het weer een dag waarop het nieuws sneller binnenkwam dan iemand kon lezen.
Het goede nieuws over zulke dagen: je ziet ze aankomen. Je jaarcijfers, een aangekondigde reorganisatie, de start van een campagne, een debat over jouw dossier. De datum staat vast, vaak maanden van tevoren. De voorbereiding gaat meestal over wat je gaat zeggen. De woordvoeringslijn ligt klaar en de vragen en antwoorden zijn rond. Wie op de dag zelf bijhoudt wat er over je verschijnt, en wat diegene daarmee doet, is vaak nog niet afgesproken.
Vijf dingen die je vooraf regelt.
Leg vast waar je naar zoekt
Op een drukke dag wil je niet nog aan je zoekwoorden sleutelen. Zet een week vooraf op een rij wat je volgt: de naam van je organisatie en de afkortingen die journalisten gebruiken, de namen van je woordvoerders en bestuurders, en de twee of drie onderwerpen waar de dag om draait.
Denk ook aan de woorden van anderen. Wat in jouw stukken "de herijking van het tarief" heet, heet in de krant "prijsverhoging". Zoek je alleen op je eigen woorden, dan mis je juist de berichten die het meest gelezen worden.
Spreek af wat meteen door moet
Niet elk bericht vraagt om een reactie. Bepaal vooraf welke berichten direct naar de woordvoerder gaan en welke kunnen wachten tot de samenvatting aan het eind van de dag.
Een werkbare regel: alles met je organisatie in de kop gaat meteen door, net als elk bericht waarin een politicus, toezichthouder of grote klant je noemt. De rest bundel je. Schrijf de regel op en deel hem met wie die dag meeleest, dan hoeft niemand erover na te denken als het druk wordt.
Zet alerts op het onderwerp, niet alleen op volume
Op een piekdag is een piek normaal. Een alert die afgaat omdat er meer berichten verschijnen, vertelt je die dag weinig nieuws.
Richt je alerts daarom op de combinatie die ertoe doet: je naam samen met een gevoelig onderwerp, of je naam in een titel die jouw bestuur leest. Dan hoor je het als het verhaal een kant op gaat die je niet had voorzien, en niet elke keer dat een regionale site het persbericht overneemt.
Kijk eerst hoe een gewone week eruitziet
Wie achteraf wil weten of de dag goed ging, moet weten hoe een gewone dag eruitziet. Kijk een paar weken vooraf hoeveel berichten er normaal over je verschijnen, in welke media en met welke toon.
Met die nulmeting naast de cijfers van de piekdag zie je of de aandacht echt anders was, of alleen groter. Honderd berichten klinkt veel, tot je ziet dat het er op een gewone dinsdag zestig zijn.
Plan de terugblik meteen in
De dag na een piekdag is het rustig, en precies dan schiet de terugblik er vaak bij in. Zet hem daarom al in de agenda voordat de dag begint.
Vier vragen zijn genoeg. Wat verscheen er? Welke lijn kwam over? Wat werd verkeerd begrepen? Wat doen we de volgende keer anders? Een half A4 volstaat. Bewaar het bij de voorbereiding voor volgend jaar, want de meeste piekdagen komen terug.
Bij Mediaroom denkt je vaste analist mee over je volgende piekdag: welke zoekwoorden, welke alerts, en hoe een gewone week er voor jou uitziet. Plan een demo om te zien hoe dat werkt.
