In veel communicatieteams begint de dag hetzelfde. Iemand loopt voor negen uur het nieuws door, zet wat relevant is in een mail en stuurt die rond. Nuttig werk, en het kost elke ochtend een uur van iemand die ook andere dingen te doen heeft.
Hoe lang een briefing is, zegt weinig over wat hij waard is. Wat telt: openen je collega's hem, en weten ze daarna of ze vandaag iets moeten doen?
Begin met wat vandaag aandacht vraagt
Zet bovenaan in een of twee zinnen wat vandaag om een reactie vraagt, met een link naar het bericht. Is er niets, schrijf dat dan ook op: "Geen berichten die om een reactie vragen." Ook dat is informatie, en het scheelt je directeur het doorlezen van de rest.
Sorteer op belang, niet op tijd
Een lijst op volgorde van verschijnen laat de lezer zelf wegen. Zet de berichten waarin je organisatie centraal staat bovenaan, dan de berichten over jouw onderwerpen, dan de rest.
Een landelijke krant met jouw naam in de kop weegt zwaarder dan een regionale site die je in de laatste alinea noemt, ook als dat tweede bericht eerder verscheen.
Geef bij elk bericht drie dingen mee
Bron, bereik en een label of toon. Met die drie ziet een lezer in een oogopslag of doorklikken nodig is.
Houd de samenvatting kort. De kop zegt vaak genoeg, en wie meer wil weten, opent het artikel.
Stuur niet iedereen hetzelfde
De woordvoerder wil alles over het dossier dat nu speelt. De directeur wil weten waarop de organisatie vandaag kan worden aangesproken. Een beleidsmedewerker volgt één thema.
Eén briefing voor iedereen wordt te lang voor de een en te dun voor de ander. Twee of drie versies met een eigen selectie werken beter, en kosten weinig extra als je de selectie een keer goed instelt.
Houd de briefing en het alarm uit elkaar
De briefing is voor de ochtend. Wat midden op de dag verschijnt en niet kan wachten, hoort in een alert.
Houd die twee gescheiden. Dan blijft de briefing overzichtelijk, en blijft een alert iets waar je team echt op let.
In Mediaroom staat je ochtendronde elke dag klaar als nieuwsbrief, met bron, bereik, sentiment en je eigen labels bij elk bericht. Bekijk nieuwsbrieven en alerts.
